Prosedur & Regulasi Pengadaan Barang & Jasa

MAKALAH REGULASI DAN PROSEDUR

BARANG DAN JASA

gundar

Mata Kuliah : Pengantar Bisnis Informatika

Disusun Oleh : Kelompok 3

DIAS RAHMANDHIKA

MUHAMAD REZA FATIH

RAYNALDI HIDAYAT

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS GUNADARMA

2019

REGULASI DAN PROSEDUR BARANG DAN JASA

REGULASI DAN PROSEDUR BARANG DAN JASA

1. Definisi Pengadaan

Kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya (K/L/D/I) yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan memperoleh barang/jasa

Aktivitas pengadaan tidak terbatas pada proses pengadaan, namun cakupan aktivitas pengadaan meliputi lima kegiatan utama, yaitu rencana pengadaan, proses pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, serta pemakaian dan manajemen aset, dan tiga transaksi, yaitu transaksi pembelian barang/jasa (kontrak), transaksi penerimaan barang/jasa, dan transaksi pengeluaran atau penggunaan barang/jasa.

Pengadaan Barang/Jasa (yang sebelumnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) adalah kegitan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementrian / Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Dan Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Jasa Konsultasi/Jasa lainnya.

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, ada beberapa istilah yang perlu diketahui agar tidak menimbulkan ambiguitas dan misinterpretasi. Beberapa diantaranya adalah:

Barang, merupakan istilah yang digunakan untuk menyebut benda, baik dalam bentuk bahan baku, setengah jadi, maupun barang jadi yang menjadi objek dari pengadaan barang pemerintah.
Jasa, terbagi menjadi Jasa Konsultasi, Jasa Pemborongan dan Jasa lainnya.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), merupakan pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, yang diangkat oleh Pengguna Anggara/ Kuasa Pengguna Anggaran.
Penyedia barang jasa, merupakan perusahaan maupun badan usaha perseorangan yang menyediakan barang/jasa.

Adapun tahap dan hal-hal yang harus diperhatikan pada Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah:

Identifikasi Kebutuhan

Tahap ini adalah awal dari perencanaan pengadaan dan merupakan tahapan yang sering diabaikan karena tidak paham terhadap perencanaan.

Idealnya, sesuai dengan konsep Anggaran berbasis kinerja, maka setiap pengadaan barang diambil dari Visi, Misi dan Strategi untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai visi dan misi serta untuk menjalankan strategi, dibutuhkan barang/jasa yang nantinya diurai berdasarkan satuan waktu. Inilah yang biasa disebut dengan rencana kerja atau Renja K/L/D/I. Identifikasi kebutuhan ini dilakukan berdasarkan kebutuhan riil yang merupakan jumlah kebutuhan barang/jasa yang diperoleh berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap rencana kegiatan yang ada di dalam Renja K/L/D/I, dikurangi dengan jumlah barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki dan yang sejenis/sesuai spesifikasi yang diperlukan serta memenuhi syarat kelayakan. Jangan sampai terjadi kebutuhan dirancang berdasarkan anggaran, sehingga yang seharusnya anggaran berbasis kinerja malah berbalik menjadi kinerja berbasis anggaran. Salah satu contoh kesalahan perencanaan adalah, jumlah komputer yang diadakan melebihi jumlah pegawai pada satu satker, karena setiap ada anggaran, maka langsung dibelikan komputer.

Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran

Pengadaan barang/jasa tidak hanya memperhatikan biaya barang/jasa itu sendiri, melainkan harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan. Salah satu contohnya adalah biaya instalasi, uji coba dan pelatihan terhadap barang/jasa. Jangan sampai membeli AC dan setelah ada penyedia barangnya, maka AC hanya disimpan di dalam gudang tanpa dipasang, karena tidak ada biaya untuk pemasangan AC tersebut. Juga harus dianggarkan biaya untuk penggandaan dokumen pemilihan sehingga tidak ada lagi penarikan biaya penggandaan pada saat pendaftaran penyedia.

Penetapan Kebijakan Umum tentang Pemaketan Pekerjaan

Salah satu penyebab lambatnya daya serap adalah proses lelang yang tertunda. Salah satu penyebab proses lelang tertunda adalah revisi anggaran yang dilakukan menjelang pelaksanaan

pengadaan. Salah satu penyebab dilakukannya revisi adalah pemaketan pekerjaan yang tidak sesuai. Ketidak sesuaian pemaketan pekerjaan ini menjadi salah satu penyebab rendahnya kualitas pengadaan barang/jasa, utamanya untuk memenuhi kualifikasi dari penyedia barang/jasa. Contohnya, dilakukan pengadaan laboratorium komputer senilai 3 Miliar Rupiah. Komponen lab. komputer tersebut adalah Furniture, PC, dan AC. Karena dilakukan 1 paket, maka panitia menetapkan SIUP penyedia yang dapat mengikuti pelelangan adalah SIUP Furniture, Komputer, dan Elektrikal. Tentu saja perusahaan yang bisa ikut adalah perusahaan “Palugada” atau “Apa Lu Mau Gua Ada.” Perusahaan yang benar-benar ahli di bidang komputer, tidak akan memiliki SIUP furniture dan sebaliknya. Hal seperti inilah yang menyebabkan biaya tinggi dan jalan untuk mencapai hasil pengadaan yang tidak berkualitas. Salah satu yang harus diperhatikan pada pemaketan selain kesesuaian teknis adalah kebijakan untuk mengutamakan usaha mikro, kecil dan koperasi kecil.

Penetapan Kebijakan Umum tentang Tata Cara

PengadaanTata cara pengadaan yang perlu ditetapkan adalah apakah pengadaan tersebut dilakukan dengan cara swakelola atau dengan menggunakan penyedia barang/jasa. Terkadang karena hal ini diabaikan, maka baru kalang kabut kalau menjelang akhir tahun. Yang seharusnya menggunakan penyedia barang/jasa malah direncanakan dengan swakelola, sehingga begitu hendak diubah maka waktu pelelangan dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tantangan besar. Pemilihan metode swakelola juga sering didasarkan kepada “kebiasaan” tanpa melihat rambu-rambu yang sudah jelas dipaparkan pada Pasal 26 Ayat 2 Perpres 54 Tahun 2010.

Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Salah satu salah kaprah yang sering terjadi dalam pengadaan adalah pemahaman bahwa KAK itu hanya untuk Jasa Konsultansi. Padahal, KAK dibutuhkan untuk seluruh jenis pengadaan. Di dalam KAK ditetapkan uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan, spesifikasi teknis, dan besarnya biaya total yang dibutuhkan. Khusus untuk Jasa Konsltansi agar memperhatikan kesesuaian antara jenis tenaga ahli yang dibutuhkan dengan jenis pendidikan akademik yang tersedia. Saya pernah melihat sebuah KAK menuliskan tenaga ahli laboratorium tanpa merinci jenis pendidikan yang dibutuhkan, padahal laboratorium itu amat luas ruang lingkupnya, bisa lab. IPA, Fisika, Elektro, Komputer, dan lain-lain.

Penyusunan Jadwal Kegiatan

Pengadaan Jadwal kegiatan yang disusun adalah jadwal kegiatan pengadaan, bukan jadwal kegiatan pelelangan, sehingga pada jadwal ini harus tergambar tahapan rencana umum pengadaan, persiapan, pelelangan/pelaksanaan swakelola, pelaksanaan pekerjaan hingga serah terima, serta pemeliharaan apabila diperlukan. Dengan adanya jadwal ini, maka tahapan pengadaan dapat dimonitor pelaksanaannya, apakah sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak.

Pengumuman Rencana Umum PengadaanPA

Mengumumkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa K/L/D/I secara terbuka kepada masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran (RKA) K/L/D/I yang bersangkutan disetujui oleh DPR/DPRD. Pengumuman dilakukan secara terbuka melalui Website K/L/D/I, Papan Pengumuman Resmi untuk Masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

Tata Cara / Metode Pemilihan Penyedia Barang Pemerintah

Sebagai penjelas dan pelengkap dari aturan yang berlaku sebelumnya, Perpres No 54 Tahun 2010 mengatur tata cara pengadaan barang dan jasa sebagai barikut:

Pengadaan Barang/ Jasa Lainnya

Pelelangan

Kelompok Kerja ULP (pejabat pengadaan) memilih metode pemilihan Penyedia. Untuk pengadaan yang dilakukan melalui pelelangan, metode pemilihan dibedakan menjadi: a) Pelelangan Umum; b) Pelelangan Sederhana; dan c) Pelelangan Terbatas. Pada prinsipnya pengadaan menggunakan metode Pelelangan Umum.

Penunjukan Langsung

Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menetapkan metode Penunjukan Langsung sesuai kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya. Pemasukan Dokumen

Penawaran menggunakan metode 1 (satu) sampul. Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan sistem gugur dan dilanjutkan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi harga.

Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut: a) merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I; b) teknologi sederhana; c) risiko kecil; dan/atau d) dilaksanakan oleh Penyedia orang perseorangan dan/atau badan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi. Penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Penyedia dimaksud memiliki kompetensi atau untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa bukti pembelian/kuitansi. Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.

Kontes

Kontes dilakukan untuk pengadaan yang memiliki karakteristik: a) tidak mempunyai harga pasar; dan b) tidak dapat ditetapkan berdasarkan harga satuan. Metode penyampaian dokumen adalah 1 (satu) sampul. Evaluasi administrasi dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan dan evaluasi teknis dilakukan oleh Tim Juri/Tim Ahli dengan memberi nilai terhadap kriteria yang telah ditetapkan dalam Dokumen Kontes.

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

Pelelangan Umum , metode pelelangan umum merupakan yang paling sering dilakukan untuk memilih penyedia barang/jasa yang akan mendapatkan proyek pengadaan pekerjaan konstruksi..
Pemilihan Langsung, metode untuk memilih penyedia jasa untuk proyek yang maksimal bernilai 200 juta.
Pengadaan Langsung, digunakan untuk proyek pengadaan jasa konstruksi yang termasuk kebutuhan operasional dan bernilai paling tinggi 100 juta.
Pelelangan Terbatas, dilakukan jika pekerjaan yang dibutuhkan dianggap kompleks dan penyedianya terbatas.
Penunjukkan Langsung, dilakukan untuk proyek konstruksi tertentu dengan persetujuan dari jajaran di instansi pemerintah terkait.

Pengadaan Jasa Konsultasi

Seleksi Umum, merupakan metode paling utama untuk memilih penyedia jasa yang akan menangami penyedian jasa konsultasi pemerintah.
Seleksi Sederhana, dilakukan untuk pengadaan jasa konsultansi untuk proyek yang bernilai maksimal 200 juta.
Pengadaan Langsung, dilakukan jika proyek pengadaan jasa bernilai tidak lebih dari 50 juta
Penunjuk Langsung
Sayembara